Verbale del consiglio di amministrazione approvazione codice etico e nomina organismo di vigilanza ex D.lgs. 231/2001

--Mendolia Fabrizio 06:07, 9 mar 2010 (UTC)

Alfa S.r.l.

Sede legale in xxxxxxxx Via xxxxxxxx n, xxx

Capitale sociale euro xxxxxxxxxx i.v.

Registro delle Imprese di xxxxxxx e Codice fiscale n. xxxxxxxxxxxx

R.E.A. di xxxxxxx n. xxxxxxxxxx

VERBALE DI ADUNANZA DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE

DEL XXXXX XXXXXXX XXXXXXX

Oggi xx xxxxxx xxxxx alle ore xx:xx, presso la sede sociale, si è riunito il Consiglio di Amministrazione della xxxxxxxxxxx per discutere e deliberare in merito al seguente

Ordine del Giorno:

- Approvazione del codice etico ex D. Lgs. 231/01, nomina dell’Organismo di Vigilanza;

Assume la Presidenza la Sig.ra xxxxxxx xxxxxxxxxx, che chiama a fungere da Segretario, consenzienti i presenti, il Sig. xxxxxx xxxxxxxxx, che accetta.

Il Presidente constata e fa constatare che:

- l’adunanza è stata convocata con lettera, consegnata a mano in data xxxxx xxxxxxx xxxxxxx;

- oltre alla medesina Presidente del consiglio, è presente il Consigliere xxxxxxx xxxxxxx, avendo giustificato la propria assenza il Consigliere xxxxxxx xxxxxxxx;

- ricorrendone le condizioni di legge la società non ha istituito il Collegio Sindacale;

- tutti i presenti si sono dichiarati adeguatamente informati sugli argomenti in discussione, rinunciando al rinvio della discussione.

Dichiara quindi la riunione validamente costituita ed atta a deliberare sugli argomenti posti all’ordine del giorno.

S’invita a partecipare all’adunanza il Sig. xxxxxx xxxxxxxxxxxx.

Venendo alla trattazione dell’ordine del giorno, il Presidente informa i presenti che, in considerazione dell’espandersi dell’attività della società, ha proceduto a dare mandato al sig. xxxxxxxxxxxxxx di procedere alla stesura del codice etico ex D. Lgs. 231/01, procede pertanto alla lettura del testo ed informa i presenti che è opportuno deliberare il merito.

Dopo ampia ed esauriente discussione ed espresse le opinioni di tutti, il Presidente mette ai voti l’ordine del giorno.

Il Consiglio all’unanimità dei voti

DELIBERA

- di approvare il Codice Etico, allegato al presente verbale, così come predisposto e di dare mandato al Presidente xxxxxxxxxx di porre in essere tutti i relativi adempimenti in merito all’osservanza dello stesso, compresa la stesura dei modelli organizzativi, avvalendosi del supporto del sig. xxxxxxxxxxxxxxxxx

- di istituire all’interno dell’organigramma aziendale l’Organismo di Vigilanza a composizione monocratica che risponde direttamente al Consiglio di Amministrazione;

- di nominare quale membro dell’Organismo di Vigilanza, per tre esercizi, un consulente esterno, ed esattamente il sig. xxxxxxxxxxxxxxxxx;

- di attribuire i seguenti compiti all’OdV:

➢ verificare l’adeguatezza del modello organizzativo adottato, proponendo agli amministratori gli eventuali aggiornamenti qualora le analisi operate rendano necessario effettuare correzioni, adeguamenti, aggiornamenti anche in relazione all’evolversi della legislazione e giurisprudenza di riferimento e della organizzazione aziendale. Si richiede in particolare di:

• verificare che si mantengano costanti le condizioni che riducono le probabilità di rischio di reato. In caso contrario, l’OdV è tenuto a proporre tempestivamente aggiornamenti del modello organizzativo;

• stabilire in collaborazione con il Responsabile dell’ufficio amministrativo le procedure per la definizione delle voci di bilancio;

• definire la procedura relativa al controllo dell’esistenza non meramente contabile delle prestazioni effettuate da terzi;

➢ proporre al Consiglio di Amministrazione:

• l’assetto di informazioni necessarie allo svolgimento dell’attività dell’OdV e le modalità con cui si realizza il flusso di tali informazioni (su richiesta, ad intervalli regolari etc.);

• le modalità con cui amministratori, dipendenti e collaboratori riferiscono all’OdV di comportamenti illeciti di cui siano a conoscenza o segnalano eventuali criticità;

➢ esercitare il controllo su:

• il rispetto delle procedure adottate per la produzione e presentazione della documentazione alla pubblica amministrazione;

• il rispetto delle procedure adottate per la conservazione della documentazione;

• il rispetto delle procedure e delle misure adottate in adempimento alle norme in materia di sicurezza sul lavoro;

• i flussi finanziari. In particolare è richiesto che almeno semestralmente venga effettuato un controllo, che potrà essere esercitato anche a campione:

➢ sulle fatture passive, con attenzione particolare alla documentazione a supporto delle prestazioni erogate di cui si chiede il pagamento;

➢ sulle fatture attive, con attenzione particolare a quelle nei confronti di soggetti che risiedono all’estero;

• il sistema premiante dei dipendenti;

• omaggi ed eventuali sponsorizzazioni a favore di enti pubblici, soggetti privati o di iniziative da essi promosse;

• la destinazione di erogazioni eventualmente ottenute da soggetti pubblici;

• su eventuali incarichi alla società di revisione o a società ad esse collegate, diverso da quello concernente la Certificazione del Bilancio;

• la valutazione per la scelta della società di revisione (in base ad elementi quali professionalità, esperienza nel settore e non solo in base all'economicità);

➢ segnalare agli amministratori eventuali comportamenti contrari alle procedure previste dal modello organizzativo e dal codice etico per l’applicazione delle relative sanzioni disciplinari o per la risoluzione del contratto nel caso degli agenti o di collaboratori esterni;

➢ segnalare all’assemblea eventuali comportamenti degli amministratori contrari alle procedure previste dal modello organizzativo e dal codice etico;

➢ redigere verbali dell’attività svolta.

• il conferimento di una dotazione patrimoniale adeguata allo svolgimento dei compiti assegnati all’Organismo, che possa coprire eventuali consulenze di cui lo stesso dovesse avvalersi, quantificata in xxxxxxxxxxxx e rideterminabile in base alle accresciute necessità su proposta dell’Organismo di Vigilanza medesimo. Le ulteriori spese di carattere straordinario potranno essere autorizzate dal Consiglio di Amministrazione dietro richiesta motivata dell’OdV.

Null’altro essendovi da deliberare, la presente riunione viene sciolta alle ore xx:xx previa lettura, stesura ed approvazione del presente verbale.

Il Presidente

Il Segretario